Με την υποβολή από το γονέα του Δελτίου Εγγραφής στα Ειδικά Προγράμματα του Ελληνοαμερικανικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος (Ε.Ε.Ι), τα στοιχεία του αιτούντος γονέα, καθώς και αυτά που δηλώνονται για λογαριασμό του μαθητή και του έτερου γονέα, καταχωρούνται στην ειδική καρτέλα του γονέα και του μαθητή αντίστοιχα, που τηρείται στην κεντρική ηλεκτρονική βάση δεδομένων που διατηρεί το Ε.Ε.Ι. (Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων). Οι έντυπες αιτήσεις εγγραφής τηρούνται στη Γραμματεία Ειδικών  Προγραμμάτων. Σημειώνεται ότι ο γονέας έχει δυνατότητα να ελέγξει / διορθώσει / συμπληρώσει / επικαιροποιήσει τα στοιχεία του αποστέλλοντας email στο [email protected].

Επεξεργασία δεδομένων: Η επεξεργασία των δεδομένων αφορά ειδικότερα τη συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, διάρθρωση, αποθήκευση τους στο αρχείο του Ε.Ε.Ι., τη χρήση τους σε περίπτωση επικοινωνίας του  Ε.Ε.Ι. με τον γονέα / τους  γονείς, την πρόσβαση σε αυτά των αρμόδιων Υπηρεσιών του Ε.Ε.Ι. (όπως γραμματεία Ειδικών Προγραμμάτων, λογιστήριο αναφορικά με τα οικονομικά δεδομένα, τμήμα μεταφοράς αναφορικά με τη μεταφορά των μαθητών), τη διαγραφή ή καταστροφή τους. Η επεξεργασία και προστασία των προσωπικών δεδομένων του μαθητή και των γονέων, ως αυτά δηλώνονται κατά την εγγραφή στα Ειδικά Προγράμματα ή επικαιροποιούνται από τον ίδιο το γονέα, υπόκειται στους παρόντες όρους καθώς και στις σχετικές διατάξεις του Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού 2016/679 (εφεξής «Γενικός Κανονισμός»), όπως αυτός συμπληρώνεται με τις εθνικές διατάξεις για την προστασία των δεδομένων, είναι σύμφωνη με τους καταστατικούς σκοπούς του Ε.Ε.Ι. και γίνεται εις εκτέλεση  της συμφωνίας με το γονέα για παροχή της συγκεκριμένης υπηρεσίας.

Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται: Το Ε.Ε.Ι. συλλέγει και επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων σκοπών σχετιζόμενων με την εγγραφή μαθητών στις υπηρεσίες του (Ειδικά Προγράμματα). Ενδεικτικά αναφέρονται: (α) Δημογραφικά στοιχεία (ονοματεπώνυμο μαθητή και γονέων/κηδεμόνων, Σχολική μονάδα και τάξη που φοιτά, μητρώο μαθητή στο Σχολείο), (β) Ονοματεπώνυμο γονέων, (γ) Στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση κατοικίας μαθητή, διεύθυνση επικοινωνίας, τηλέφωνα γονέων), (δ) στοιχεία οικονομικά υπεύθυνου γονέα (ΑΦΜ, Δ.Ο.Υ.)  για περιπτώσεις που ο μαθητής δεν είναι μαθητής των σχολείων του Ε.Ε.Ι, (ε) οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες, βίντεο) από τις δράσεις των Ειδικών Προγραμμάτων (εκδηλώσεις, παρουσιάσεις, αγώνες, βραβεύσεις, συμμετοχή σε δράσεις), (στ) στοιχεία εισόδου/εξόδου στις αθλητικές εγκαταστάσεις (ονοματεπώνυμο εισερχομένων/εξερχομένων) του Ε.Ε.Ι. Σημειώνεται ότι στην περίπτωση που κάποιο μάθημα διεξαχθεί διαδικτυακά μέσω χρήσης ηλεκτρονικής πλατφόρμας, κατά την παροχή του εξ αποστάσεως μαθήματος θα γίνει χρήση του ήχου (ομιλία) ή/και της εικόνας του μαθητή και αντίστοιχα του εκπαιδευτικού.

Σκοποί επεξεργασίας και νομική βάση επεξεργασίας: Τα χορηγούμενα από τα υποκείμενα προσωπικά δεδομένα, επεξεργάζονται από το Ε.Ε.Ι. για την εξυπηρέτηση των σκοπών που σχετίζονται με την εγγραφή και παρακολούθηση από τον μαθητή των Ειδικών Προγραμμάτων του Ε.Ε.Ι., όπως ειδικότερα περιγράφονται κατωτέρω: (α) Η εγγραφή μαθητών στα Ειδικά Προγράμματα του Ε.Ε.Ι., η παροχή της υπηρεσίας των Ειδικών Προγραμμάτων από το Ε.Ε.Ι, καθώς επίσης και η διεκπεραίωση των σχετικών συμβατικών υποχρεώσεων μεταξύ των γονέων και του Ε.Ε.Ι., (β) Η μεταφορά (εφόσον επιλεγεί από το γονέα) από και προς τις εγκαταστάσεις του Ε.Ε.Ι. από εξουσιοδοτημένο συνεργάτη  του Ε.Ε.Ι. (Μεταφορική Εταιρία), (γ) η κοινολόγηση με διαβίβαση σε τρίτους ή/και έγκριση πρόσβασης τρίτων που συνδέονται συμβατικά με το Ε.Ε.Ι. στη βάση δεδομένων του Ε.Ε.Ι. με σκοπό αποκλειστικά την εξυπηρέτηση των υπηρεσιών που έχει αναλάβει το Ε.Ε.Ι. έναντι του  γονέα («όπως Μεταφορά»), (δ) η γνωστοποίηση στο Αθλητικό Σωματείο «Σύλλογος Αποφοίτων Κολλεγίου Αθηνών», στοιχείων των μαθητών (και στοιχεία επικοινωνίας των γονέων τους) που έχουν εγγραφεί στα Αθλητικά προγράμματα των Ειδικών Προγραμμάτων του  Ε.Ε.Ι. και μόνον όσων έχουν επιλέξει αγωνιστικό πρόγραμμα (πχ. αγωνιστική κολύμβηση) προκειμένου να εκδοθεί το προβλεπόμενο Αθλητικό Δελτίο για συμμετοχή του μαθητή σε αγώνες, (ε) η γνωστοποίηση στοιχείων, κατόπιν σχετικής αιτήσεως του μαθητή, σε επίσημους φορείς διεξαγωγής εξετάσεων στις γλώσσες (γαλλικά, γερμανικά, κινέζικα) ή σε μαθήματα του Ωδείου, (στ) Η απαραίτητη επικοινωνία με τους γονείς / κηδεμόνες των εγγεγραμμένων στα Ειδικά Προγράμματα μαθητών (τηλεφωνικά ή ηλεκτρονικά ή εντύπως στην διεύθυνση επικοινωνίας που έχουν δηλώσει οι γονείς) για θέματα που αφορούν το μαθητή και το πρόγραμμα των Ειδικών Προγραμμάτων στα οποία συμμετέχει ο μαθητής. (ζ) η προβολή ονομάτων των παιδιών σε προγράμματα εκδηλώσεων (πχ. Συμμετοχή μαθητών του Ωδείου σε μουσική εκδήλωση) στα οποία συμμετέχουν και τα οποία (προγράμματα) αναρτώνται στην ιστοσελίδα του Ε.Ε.Ι. και σε έντυπες εκδόσεις προβολής της εκδήλωσης. Για τα ανωτέρω υπό α-ζ νομική βάση επεξεργασίας των δεδομένων αποτελεί η συμβατική σχέση του Ε.Ε.Ι. με τον γονέα, καθώς και η εκ του νόμου υποχρέωση του Ε.Ε.Ι. για την έκδοση των απαιτούμενων φορολογικών παραστατικών. (η) Επικοινωνία του Ε.Ε.Ι. (ηλεκτρονική ή έντυπη) με τους γονείς του μαθητή για έτερες εκδηλώσεις, δράσεις, ενημερώσεις για άλλα προγράμματα του Ε.Ε.Ι ή/και τα Ειδικά Προγράμματα των επομένων του  παρόντος ετών.  Νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί το έννομο συμφέρον του Ε.Ε.Ι. και των Σχολείων του να ενημερώνει τους γονείς για δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα εντός της σχολικής κολλεγιακής κοινότητας και αφορούν, προάγουν, εμπλουτίζουν και στηρίζουν τους μαθητές του Σχολείου και των προγραμμάτων του Ε.Ε.Ι. (όπως ενδεικτικά ενημέρωση για δράσεις της Υπηρεσίας του Ε.Ε.Ι. Development Office), οι οποίες στηρίζουν το Ταμείο Υποτροφιών του Ε.Ε.Ι. (θ) Η έκδοση εντύπων ή/και ηλεκτρονικών αναμνηστικών φωτογραφιών ή/και βίντεο, Ενημερωτικού εντύπου των Ειδικών Προγραμμάτων του Ε.Ε.Ι., αναφορικά με τις δραστηριότητες των μαθητών κατά τα Ειδικά Προγράμματα, η καταχώριση υλικού (γενική φωτογραφία συνόλου μαθητών Ειδικών Προγραμμάτων Ε.Ε.Ι.) στην Ετήσια Έκθεση του Ε.Ε.Ι. και η καταχώριση φωτογραφικού υλικού σε εκδόσεις (βιβλία) του  Ε.Ε.Ι., η ανάρτηση επιλεγμένου υλικού στον επίσημο διαδικτυακό τόπο του Ε.Ε.Ι. (www.athenscollege.edu.gr) και η ανάρτηση επιλεγμένου  υλικού στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που έχει επίσημη διαχείριση το Ε.Ε.Ι.. Νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η συγκατάθεση που δίνει ο γονέας κατά την υποβολή της αίτησης εγγραφής. (ι) Σε περίπτωση, τέλος, χρήσης ηλεκτρονικής πλατφόρμας για εξ αποστάσεως διδασκαλία του μαθήματος (λόγω ειδικών συνθηκών), νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η συμβατική υποχρέωση που έχει αναλάβει το Ε.Ε.Ι. έναντι του γονέα για παροχή υπηρεσιών που έχει αναλάβει (άρθρο 6.1β ΓΚΠΔ), καθώς και το έννομο συμφέρον του  Ε.Ε.Ι. να διαφυλάσσει την υγεία μαθητών και εκπαιδευτικών (6.1στ ΓΚΠΔ).

Τέλος, αναφορικά με την καταγραφή των ονοματεπωνύμων των εισερχομένων και εξερχομένων στις αθλητικές εγκαταστάσεις του Ε.Ε.Ι. και ενδεχόμενη επεξεργασία ιατρικών δεδομένων που δηλώνει ο γονέας ή ο μαθητής κατά τη διαχείριση συμπτωμάτων ή έλεγχο πρόληψη του νέου κορωνοϊού, η καταγραφή γίνεται με σκοπό τη λήψη και τήρηση όλων των προληπτικών μέτρων για την αποφυγή και τον περιορισμό της διασποράς του νέου κορωνοϊού, όπως αυτά κατά περίπτωση εξειδικεύονται από τον ΕΟΔΥ και τα Υπουργεία, Υγείας, Παιδείας & Θρησκευμάτων και Πολιτισμού & Αθλητισμού, αναφορικά με τον τρόπο λειτουργίας των σχολικών μονάδων Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης και λοιπών εκπαιδευτικών δομών και αθλητικών εγκαταστάσεων. Βάση επεξεργασίας αποτελεί για τα απλά δεδομένα το έννομο συμφέρον του Ε.Ε.Ι. να διασφαλίζει την ασφάλεια των προσώπων και δη των μαθητών του (άρθρο 6.1.στ ΓΚΠΔ) και όσον αφορά τα δεδομένα ειδικών κατηγοριών το άρθρο 9.1θ του ΓΚΠΔ (επεξεργασία απαραίτητη για λόγους δημοσίου συμφέροντος).

Αποδέκτες των δεδομένων: Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων περιορίζεται εντός του Ε.Ε.Ι. και τα προσωπικά δεδομένα είναι διαθέσιμα στους εργαζομένους του Ε.Ε.Ι. (εφόσον ανήκουν σε υπηρεσία που χρειάζεται εξ αντικειμένου να έχει πρόσβαση σε αυτά), που δεσμεύεται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας. Αποδέκτες των δεδομένων, κατόπιν νόμιμης υποχρέωσης, σύμβασης συνεργασίας ή και κατόπιν αιτήσεως - συγκατάθεσης του ίδιου του υποκειμένου των δεδομένων, είναι: (α) δημόσιες αρχές (Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων ή αντίστοιχοι δημόσιοι φορείς), (β) δικαστικές και εισαγγελικές αρχές σε περίπτωσης έγερσης αξιώσεων ή αξιόποινων πράξεων, (γ) συνεργάτες του Ε.Ε.Ι. (όπως ενδεικτικά εταιρεία μεταφοράς) που δεσμεύονται για την ασφαλή επεξεργασία προσωπικών δεδομένων ως εκτελούντες την επεξεργασία και μόνο στο πλαίσιο συγκεκριμένων εντολών που λαμβάνουν από το Ε.Ε.Ι. (δ) το Αθλητικό Σωματείο «Σύλλογος Αποφοίτων Κολλεγίου Αθηνών» αναφορικά με μαθητές που έχουν εγγραφεί σε αγωνιστικά προγράμματα για τα οποία απαιτείται η έκδοση Δελτίου Αθλητή, (ε) επίσημοι φορείς διεξαγωγής εξετάσεων στις γλώσσες (γαλλικά, γερμανικά, κινέζικα) ή σε μαθήματα του Ωδείου.

Διάρκεια τήρησης δεδομένων: Η διάρκεια τήρησης αρχείου με τα στοιχεία του γονέα και του μαθητή ταυτίζεται κατ’ ελάχιστο με τη διάρκεια της υπηρεσίας των Ειδικών Προγραμμάτων, για όσο χρόνο απαιτείται κατ’ αναλογία των επιδιωκόμενων σκοπών ως αυτοί ορίστηκαν ανωτέρω και για όσο χρόνο  απαιτείται από την κείμενη νομοθεσία και σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων επί όσο χρόνο απαιτείται για την αμετάκλητη επίλυσή τους. Σημειώνεται ότι εφόσον ο μαθητής που συμμετέχει στα Ειδικά Προγράμματα είναι μαθητής σε σχολείο του Ελληνοαμερικανικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος, τα προσωπικά του δεδομένα του μαθητή και των γονέων διατηρούνται (ή και προϋπάρχουν) στην κεντρική βάση του Ε.Ε.Ι. με άλλη νομική αιτία και ειδικότερα την Εγγραφή μαθητή στις Σχολικές Μονάδες του Ε.Ε.Ι. (συμβατική σχέση). Περαιτέρω, σημειώνεται ότι αναφορικά με το οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες, βίντεο) στο οποίο περιλαμβάνεται η εικόνα του μαθητή από τη συμμετοχή του στα Ειδικά Προγράμματα, αυτά διατηρούνται σε Ιστορικό Αρχείο του  Ε.Ε.Ι. που τηρείται στη Βιβλιοθήκη του Ε.Ε.Ι. και σε έντυπα, βιβλία, εκδόσεις που ομοίως καταχωρούνται στο Ιστορικό Αρχείο του Ε.Ε.Ι.

Τήρηση και χρήση αρχείου από Ε.Ε.Ι: Το Ε.Ε.Ι. δεσμεύεται να κρατά τα δεδομένα τα οποία έχει ενημερωμένα και ακριβή, να τα αποθηκεύει και να τα διαγράφει εφαρμόζοντας τους κατάλληλους κανόνες ασφαλείας, να συλλέγει και διατηρεί τα δεδομένα τα οποία είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση των παρόντων σκοπών, να προστατεύει δεδομένα που συλλέγει από απώλεια, κακή χρήση, μη εξουσιοδοτημένη  πρόσβαση, αποκάλυψη ή δημοσιοποίηση αυτών, πλην όσων απαιτούνται για τη συμμόρφωση του Ε.Ε.Ι. με τις εκ του νόμου ή εκ συμβάσεως εκπορευόμενες υποχρεώσεις του και γενικά να εξασφαλίζει την ύπαρξη κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την προστασία τους.

Δικαιώματα υποκειμένων: Το Ε.Ε.Ι. σέβεται και τηρεί όλα τα προβλεπόμενα από το Γενικό Κανονισμό δικαιωμάτων υποκειμένων των δεδομένων. Συγκεκριμένα τα υποκείμενα διατηρούν το δικαίωμα πρόσβασης, ενημέρωσης, κατόπιν σχετικού αιτήματος, και περαιτέρω πληροφόρησης σχετικά με τα δεδομένα τα οποία τηρεί το Ε.Ε.Ι. και την πραγματοποιούμενη επεξεργασία. Ειδικότερα τα υποκείμενα διατηρούν το δικαίωμα διόρθωσης ή συμπλήρωσης των προσωπικών τους δεδομένων, της διαγραφής εφόσον έχει ολοκληρωθεί ο σκοπός επεξεργασίας και η εκ του νόμου ή συμβάσεως προβλεπόμενη διατήρηση αυτών, του περιορισμού της επεξεργασίας, της φορητότητας των δεδομένων που τα αφορούν και της εναντίωσης στην περαιτέρω επεξεργασία αυτών. Επίσης, αναφορικά με τις χορηγηθείσες από το γονέα συγκαταθέσεις, σημειώνεται ότι ο γονέας έχει δικαίωμα να τις ανακαλέσει ελεύθερα, χωρίς να  θίγεται επεξεργασία που  έχει ήδη πραγματοποιηθεί (ανάκληση για το μέλλον). Το Ε.Ε.Ι. σε περίπτωση ενάσκησης κάποιου εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων θα απαντά εγγράφως εντός συγκεκριμένης προθεσμίας που ορίζεται από το Γενικό Κανονισμό από την παραλαβή του συγκεκριμένου αιτήματος.

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων: Στο πλαίσιο της αποδοτικότερης προστασίας των προσωπικών δεδομένων που  συλλέγει και επεξεργάζεται το Ε.Ε.Ι. για τους ανωτέρω σκοπούς, έχει ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, προς τον οποίο τα υποκείμενα μπορούν να απευθύνονται για διατύπωση ερωτημάτων ή άσκηση των δικαιωμάτων τους, ως ακολούθως: κ.Μαριλένα Σαμαρά, Tηλέφωνο: (+30)2106798186, Hλεκτρονικό ταχυδρομείο: [email protected], Iστοσελίδα: www.athenscollege.edu.gr, Tαχυδρομική διεύθυνση: Ελληνοαμερικανικόν Εκπαιδευτικόν Ίδρυμα, Στ.Δέλτα 15, 15452 Ψυχικό

Εποπτεύουσα Αρχή: Εποπτεύουσα Ελληνική Αρχή για παρακολούθηση εφαρμογής του Γενικού Κανονισμού και ζητημάτων που αφορούν την επεξεργασία προσωπικών σας δεδομένων, έχει οριστεί η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Α.Π.Δ.Π.Χ). [www.dpa.gr, ταχ.διεύθυνση: Λ.Κηφισίας αρ.1-3 τκ 11523, τηλέφωνο: +302106475600, φαξ: +302106475628, email: [email protected]

Μπορείτε να συμβουλευτείτε την αναλυτική Δήλωση Ενημέρωσης του  Ε.Ε.Ι. για την προστασία κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων στο διαδικτυακό τόπο του Ε.Ε.Ι. (www.athenscollege.edu.gr).