Το εγχειρίδιο συνοπτικά

Σας ευχαριστούμε για τη δράση σας ως εθελοντές!
Οι class agents, αποτελούν ενεργά μέλη της Επιτροπής Αποφοίτων -Alumni Fund Drive (AFD) και παίζουν εξαιρετικά σημαντικό ρόλο για την καλλιέργεια ισχυρών δεσμών μεταξύ των συμμαθητών και συναπόφοιτών τους και τη δημιουργία μιας δυναμικής κοινότητας αποφοίτων του Κολλεγίου. Κάθε φορά που επικοινωνείτε με τους συμμαθητές σας, τους υπενθυμίζετε ότι είναι και θα είναι πάντα αναπόσπαστο κομμάτι του Κολλεγίου Αθηνών. Η συμβολή σας είναι πολύτιμη και βοηθά το Σχολείο να κρατά τους αποφοίτους του κοντά και να διατηρεί  μια ενημερωμένη, ενεργή και αφοσιωμένη κοινότητα. Εκφράζουμε την ευγνωμοσύνη μας για τη δράση σας και σας ευχαριστούμε που διαθέτετε γενναιόδωρα τον χρόνο σας, τις δεξιότητες, τις γνώσεις, το δίκτυο και  τους πόρους σας για την υποστήριξη του Annual Fund και που στηρίζει το Πρόγραμμα Υποτροφιών. Τα αποτελέσματα της προσπάθειάς σας είναι εμφανή καθώς πολλοί από τους συμμαθητές σας υποστηρίζουν το alma mater τους. Καθώς οδεύουμε προς τα 100 χρόνια από την ίδρυση του Σχολείου μας, το 2025, ο ρόλος και οι προσπάθειές σας είναι ακόμη περισσότερο σημαντικοί.

Οι εθελοντές μας (Fund Drive)
Οι Επιτροπές εθελοντών Αποφοίτων, Γονέων και Γονέων Αποφοίτων (Alumni / Parents / Alumni Parents Fund Drives) είναι από τις πιο δυναμικές ομάδες εθελοντών με fundraising δράση στην Ελλάδα. Οι ομάδες αυτές εντάσσονται στον σχεδιασμό του Development Office του Κολλεγίου Αθηνών και έχουν τριπλό στόχο. Καλλιεργούν την κουλτούρα της προσφοράς, διασφαλίζοντας το όραμα, την αποστολή, τις αξίες και την παράδοση του Κολλεγίου. Ενισχύουν τις σχέσεις μεταξύ των χιλιάδων μελών της Κολλεγιακής οικογένειας και του Σχολείου. Παρακινούν για τη στήριξη του Annual Fund και των μαθητών μας, με σκοπό τη διασφάλιση της ισορροπημένης αριστείας και τη διαμόρφωση μιας σύγχρονης, ποικιλόμορφης κοινότητας μαθητών.

Το Alumni Fund Drive
Το Alumni Fund Drive ιδρύθηκε το 1967 και αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι του Annual Fund του Κολλεγίου για την υποστήριξη του Προγράμματος Υποτροφιών.  Είναι η προσπάθεια συγκέντρωσης πόρων σε ετήσια βάση από τους εθελοντές αποφοίτους class agents που εκπροσωπούν την τάξη τους και συμβάλλουν στην προσπάθεια να μη στερηθεί κανένας μαθητής το προνόμιο της Κολλεγιακής εμπειρίας και της πρωτοποριακής εκπαίδευσης του Κολλεγίου για οικονομικούς λόγους.

Αποστολή της Επιτροπής και των class agents είναι να προάγουν και ενδυναμώνουν τις πνευματικές, επαγγελματικές και προσωπικές σχέσεις μεταξύ συμμαθητών και συναποφοίτων, να διατηρούν και να εξελίσσουν την επαφή μεταξύ των αποφοίτων και της alma mater, και να υπηρετούν την αποστολή του Σχολείου. Οι βασικές δράσεις για τη στήριξη του Annual Fund περιλαμβάνουν την επικοινωνία με συμμαθητές (email, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, επικοινωνία τηλεφωνικά ή δια ζώσης), την παρακίνηση και/ή διοργάνωση reunions, τον συντονισμό επετειακών reunions 25 και 50 ετών και την προώθηση της καμπάνιας του Annual Fund.

Το AFD καθώς και το Development Office συνεργάζονται στενά με τον Σύλλογο Αποφοίτων του Κολλεγίου (ΣΑΚΑ) για την διατήρηση της επικοινωνίας με την ευρεία Κολλεγιακή κοινότητα των αποφοίτων.

Γιατί προσφέρουν οι απόφοιτοι και γιατί είναι σημαντικό
Είναι πολλοί οι λόγοι που οι απόφοιτοι αποφασίζουν να ενισχύσουν το alma mater τους και πολλοί οι παράγοντες που επηρεάζουν αυτή τους την απόφαση. Μεταξύ άλλων, οι απόφοιτοι προσφέρουν για να εκφράσουν την ευγνωμοσύνη τους προς το Σχολείο τους που τους χάρισε φιλίες ζωής και ένα ευρύ κοινωνικό δίκτυο και τους έδωσε εφόδια για μία καλύτερη ζωή για τους ίδιους και τις οικογένειές τους, Προσφέρουν επίσης για να ηγηθούν και να δώσουν το παράδειγμα, καθώς και για να ενισχύσουν τη διεθνή παρουσία και ανταγωνιστικότητα του Σχολείου και κατ’επέκταση τη δύναμη του πτυχίου τους.  Επίσης, πολλοί απόφοιτοι προσφέρουν όταν τους ζητηθεί για να ενισχύσουν τη συλλογική συμμετοχή της τάξης τους.  

Η συμμετοχή των αποφοίτων είναι πολλαπλά σημαντική καθώς αποτελούν πρεσβευτές του Σχολείου ανά τον κόσμο, πρότυπα για τους μαθητές μας, φορείς της υψηλών προδιαγραφών Κολλεγιακής εκπαίδευσης και βασικούς υποστηρικτές του alma mater τους που δίνουν το παράδειγμα προσφοράς που και άλλοι θα ακολουθήσουν. Οι απόφοιτοι είναι ζωτικό κομμάτι του Σχολείου και η συμβολή τους βαρύνουσας σημασίας ενόψει του εορτασμού, το 2025, της 100ης επετείου από την ίδρυση του Κολλεγίου. 

Τι σημαίνει να είσαι class αgent
Ως class agents, εκπροσωπείτε την τάξη σας και αποτελείτε τον συνδετικό κρίκο μεταξύ των συμμαθητών σας και με το Σχολείο. Παρακινείτε τη συμμετοχή των συμμαθητών σας με δωρεές για τη στήριξη του έργου του Σχολείου σε ετήσια βάση (το οικονομικό έτος του Κολλεγίου ξεκινά στη 1 Σεπτεμβρίου και ολοκληρώνεται στις 31 Αυγούστου του επόμενου χρόνου) αλλά και σε βάθος χρόνου. Δεν έχει σημασία αν βρίσκεστε στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό. Όπου και αν βρίσκεστε, μπορείτε να είστε το ίδιο ενεργοί. Στις περισσότερες περιπτώσεις το έργο σας μπορεί να επιτελείται διαδικτυακά. 

Συνοπτικά, οι class agents καλλιεργούν την κουλτούρα της προσφοράς και της αλληλεγγύης στο Κολλέγιο, λειτουργούν ως πρότυπα και ηγούνται πρωτοβουλιών. Φέρνουν τους συμμαθητές σε επαφή μεταξύ τους και με το Σχολείο. Προσπαθούν να διατηρούν τον ενθουσιασμό των συμμαθητών τους και να παρακινούν τη συμμετοχή τους σε δράσεις και εκδηλώσεις. Επικοινωνούν τα νέα και τις εκδηλώσεις του Σχολείου και υποστηρίζουν το έργο του. Μοιράζονται με την τάξη και το Σχολείο τα νέα και τις επιτυχίες συμμαθητών και ενημερώνουν σε περιπτώσεις απώλειας. Βοηθούν το Κολλέγιο να κρατά επαφή με την τάξη τους, ενημερώνοντας σε τακτά χρονικά διαστήματα τα στοιχεία επικοινωνίας των συμμαθητών τους. Συμμετέχουν σε ομάδες εργασίας και (ετήσιες) συναντήσεις των class agents. Ενημερώνουν το Σχολείο για ιστορίες προσφοράς, για συμμαθητές διακεκριμένους ή/και σταθερούς υποστηρικτές του Κολλεγίου. Συμμετέχουν παραδειγματικά στο Annual Fund με δωρεά. Ορίζουν και μοιράζονται με την τάξη τους επιλογές δωρεών και στόχους συλλογικής συμμετοχής. Στοχεύουν στην αύξηση του ποσοστού συμμετοχής της τάξης τους στο Annual Fund καθώς και του συνολικού ποσού δωρεών. Παίρνουν πρωτοβουλία για συγκεκριμένες δράσεις fundraising. Παρακινούν τους συμμαθητές να στηρίζουν συστηματικά το Annual Fund μέσω περιοδικών δωρεών (recurring gifts). Ενημερώνουν τους συμμαθητές τους για το ποσοστό συμμετοχής, το συνολικό ποσό δωρεών και τον αντίκτυπο της στήριξης της τάξης κινητοποιώντας τη συμμετοχή περισσότερων συμμαθητών. Ευχαριστούν τους συμμαθητές τους που ανταποκρίνονται για τη στήριξή τους στο Annual Fund. Αν βρίσκονται στο εξωτερικό, οι class agents επιπροσθέτως λειτουργούν ως σύνδεσμος και σημείο επαφής για συμμαθητές και συναποφοίτους στην περιοχή. Διοργανώνουν reunions σε συνεργασία με τυχόν ενεργές ομάδες του ΣΑΚΑ (SAKA Chapters) και λειτουργούν ως πρεσβευτές του Σχολείου δημιουργώντας συνέργειες (με σχολεία, Πανεπιστήμια, εταιρείες, οργανισμούς κ.ά.) στην περιοχή.

Η αποτίμηση του έργου των class agents γίνεται με βάση τη ποσοστό (%) συμμετοχής της τάξης του. Εάν το ποσοστό συμμετοχής της τάξης είναι το υψηλότερο στη δεκαετία της, καλείται να παραλάβει το κύπελο του Alumni Fund Drive στην εκδήλωση προς τιμήν δωρητών και εθελοντών του Κολλεγίου.  Άλλα κριτήρια αποτελούν η διοργάνωση reunions, η ενθάρρυνση της συμμετοχής συμμαθητών σε άλλες δραστηριότητες του Σχολείου και η συμμετοχή τους σε συναντήσεις και δράσεις της Επιτροπής. Οι πέντε πρώτες τάξεις σε ποσοστό συμμετοχής αλλά και συνολικό ποσό δωρεών αναφέρονται στην ετήσια Έκθεση Δωρεών. Στο εγχειρίδιο περιλαμβάνονται συμβουλές για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα του έργου σας μέσα από τον ιδιαίτερα τιμητικό ρόλο του class agent. 

Για να συνεχίσετε το έργο σας ως class agents, θα σας παρακαλούσαμε να συμπληρώσετε τη φόρμα που θα σας αποσταλεί δηλώνοντας παράλληλα ότι ενημερωθήκατε σχετικά με τη Δήλωση Class Agents και τη Δήλωση Εμπιστευτικότητας. Στη συνέχεια, το ονοματεπώνυμο, έτος αποφοίτησης καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο και email) θα αναρτηθούν διαδικτυακά στην ιστοσελίδα του Σχολείου σε λίστα όλων των class agents ανά τάξη ως σημείο επαφής για τους συμμαθητές ή/και άλλους συναποφοίτους σας. Στόχος μας είναι, πέραν της ετήσιας συνάντησης των Class Agents, να γίνονται συναντήσεις μεταξύ των class agents σε τακτά χρονικά διαστήματα για την προώθηση της συνεργασίας μεταξύ τους και με το Σχολείο. 

Θέλω να γίνω class agent
Όποιος απόφοιτος επιθυμεί μπορεί να συμμετέχει στο Alumni Fund Drive και να γίνει class agent. Δεν υπάρχει ανώτατος αριθμός class agents ανά τάξη. Οι απόφοιτοι μπορούν να δηλώσουν το ενδιαφέρον τους στα μέλη της Επιτροπής Αποφοίτων ώστε να συμπεριληφθούν στη λίστα επικοινωνίας και να συμμετέχουν στις δράσεις. Θα χρειαστεί να συμπληρώσουν μία φόρμα με τα στοιχεία τους και να δηλώσουν ότι ενημερώθηκαν και συμφωνούν με τη Δήλωση των class agents και τη Δήλωση Εμπιστευτικότητας. Οι class agents μπορούν επίσης να προτείνουν έναν/μία απόφοιτο να αναλάβει αυτόν τον ρόλο. Το εγχειρίδιο περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τους class agents αλλά και όλους όσοι σκέφτονται ή επιθυμούν να συμμετέχουν, μεταξύ των οποίων νεότεροι απόφοιτοι και τελειόφοιτοι μαθητές.

Reunions Τάξεων
Μία από τις βασικές αρμοδιότητες των class agents είναι να ενεργοποιεί και να ενθαρρύνει reunions της τάξης που συμβάλλουν σημαντικά στην ενδυνάμωση των δεσμών μεταξύ των συμμαθητών και στην αναζωπύρωση της αγάπης τους για το Σχολείο. Μέσω των reunions, οι απόφοιτοι επιστρέφουν στο alma mater τους και έρχονται ξανά σε επαφή με την καθημερινή λειτουργία αλλά και τις ανάγκες του Σχολείου. Παράλληλα, εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται για την ενίσχυση του Annul Fund τους δίνουν την ευκαιρία να συμμετέχουν ενεργά ως μέλη της ευρύτερης Κολλεγιακής οικογένειας και να προσφέρουν για τη στήριξη του Σχολείου. Στο εγχειρίδιο περιλαμβάνονται στοχευμένες πληροφορίες, συμβουλές καθώς και αναλυτική λίστα ενεργειών με χρονοδιάγραμμα (checklists) για τη διοργάνωση reunions, επετειακών reunions των 25 & 50 ετών που φιλοξενεί το Σχολείο καθώς και reunions με αφορμή εκδηλώσεις του ΣΑΚΑ. 

Σημαντικές ημερομηνίες & σχέδιο δράσης 
Πέραν του οικονομικού έτους του Annual Fund του Κολλεγίου Αθηνών, το οποίο διαρκεί από την 1 Σεπτεμβρίου έως τις 31 Αυγούστου του επόμενου έτους, υπάρχουν πολλές σημαντικές ημερομηνίες, δραστηριότητες και εκδηλώσεις τις οποίες μπορείτε να αξιοποιήσετε για να κινητοποιήσετε τους συμμαθητές σας και να αυξήσετε τη συμμετοχή της τάξης σας. 

Επιλογές δωρεών
Παραδοσιακά, οι δράσεις του Alumni Fund Drive στοχεύουν στην υποστήριξη των αποφοίτων στο Πρόγραμμα Υποτροφιών μέσω του Annual Fund. Μπορεί όμως απόφοιτοι να επιλέξουν αν υποστηρίξουν έναν διαφορετικό σκοπό που έχει μεγαλύτερη σημασία για εκείνους. Για τον λόγο αυτόν, οι  class agents χρειάζεται να είναι ενήμεροι για τις επιλογές δωρεών προς το Σχολείο, ώστε να μπορούν να καθοδηγήσουν τους συμμαθητές τους ανάλογα.

Αναγνώριση
Αναγνωρίζουμε την πολύτιμη συνεισφορά των αποφοίτων, γονέων, γονέων αποφοίτων και φίλων με βάση συγκεκριμένη πολιτική και διαδικασία αναγνώρισης του Κολλεγίου Αθηνών. Συγκεκριμένα αναγνωρίζουμε τους δωρητές μας στην ετήσια Έκθεση Δωρεών μας σε Giving Societies (Honor Roll of Donors), στον ψηφιακό «τοίχο» των δωρητών του Annual Fund, μέσα από δυνατότητες για ονομαστικές δωρεές, με το κύπελο του Alumni Fund Drive που απονέμεται σε ετήσια βάση στην τάξη που έφερε το μεγαλύτερο ποσοστό συμμετοχής στην δεκαετία της, ιστορίες προσφοράς κ.ά. 

Πληροφορίες & Εργαλεία
Το εγχειρίδιο περιλαμβάνει τη Δήλωση των Class Agents και τη Δήλωση Εμπιστευτικότητας, γλωσσάριο ορολογίας development και κατόπιν οριστικοποίησης της συμμετοχής των class agents, ολοκληρωμένη επικαιροποιημένη λίστα με όλους τους class agents (ονοματεπώνυμο, έτος αποφοίτησης, τηλέφωνο επικοινωνίας και email). Επιπλέον, θα εμπλουτιστεί με  γραφήματα και εργαλεία, όπως ενημερωτικό υλικό, φόρμες συμμετοχής, ανανέωσης στοιχείων φόρμες δωρεών, αρχείο των Annual Fund e-appeals, πρότυπα, βέλτιστες πρακτικές κ.ά.